La planificación como proceso administrativo

Presiona en el titulo y en el link encontraras una breve presentación de lo que es la planificación, los tipos o niveles de planificación, herramientas usadas para planificar, planificación financiera y otros temas. 

El futuro de la administración....

El futuro de la administración...

Actualmente termine de leer un libro que me parece espectacular de los mejores que he leído, su titulo… El futuro de la administración de Gary Hamel destacado profesor de negocios. El cuento es que este libro lo había comprado hace casi un año recomendado por un profesor pero resulta que el titulo me parecía poco atractivo, creo que muy común, lo que me llevo a guardarlo y leer otros varios en este tiempo. De repente la semana pasada lo tome y comencé a leer la pagina 180 que se subtitula Hacer las preguntas correctas, esta me llamo la atención ya que estoy cursando mis estudios de coaching y se habla mucho de hacer preguntas poderosas que hagan reflexionar y concientizar a la persona tanto de sus fortalezas como debilidades y esa pagina es casi toda completa de preguntas que te invitan a cuestionar creencias que los gerentes tienen arraigadas sobre la administración y los principios administrativos de hace ya más de 100 años basados en Planificar- Organizar- Ejecutar-Controlar y yo le agregaría Comunicar y Liderar esto último más complejo todavía y muchas técnicas y estrategias usadas para lograr motivar a las personas a trabajar en base a los objetivos que quiere lograr la empresa. Cuando hablo de cuestionar estos principios lo hace a tal punto de que hizo que me diera cuenta de la total verdad de que a diferencia de otras ciencias que han avanzado rápidamente en el transcurso de estos 100 años, al contrario en la ciencia administrativa todavía hablamos de jerarquías, organigramas, descripciones rígidas de puestos y cargos, evaluaciones de personal hechas solo por jefes o supervisores, planificación estratégica, normas políticas y procedimientos, etc lo cual hace que de cierta manera no se le permita dar un poco de rienda suelta a la imaginación de los trabajadores de más abajo sino que solo unos pocos que son los directivos tomen decisiones que la mayoría de las veces las repuestas las tienen los que ejercen la parte operativa.

Cuestiona todo esto a tal punto que nos ayuda a ver, escuchar y pensar que estos principios van incluso contra la naturaleza humana y nuestras necesidades básicas como lo son la variedad en nuestra vida, la necesidad de trabajar por un bien mayor a simplemente el dinero, de aportar ideas, aportar nuestro saber, nuestra imaginación, nuestra pasión, de sentir compromiso por causas que nos interesan y no simplemente hacer una tarea por el deber de la obediencia de la jerarquía “Los autoritarios no pueden imponer compromisos, solo obediencia”. Te has puesto a pensar que si las empresas funcionaran mas como una comunidad que como una pirámide de obediencia las personas se sentirían menos frustradas, mas tomadas en cuenta, se comprometerían mas y probablemente existirían menos problemas laborales? Son creencias difíciles de asimilar pero si dejamos un poco de lado los juicios tiene mucha verdad ya que hablo de volver la administración un poco más cercana a los principios básicos del ser humano para que podamos generar más prosperidad a las personas que trabajan en nuestras empresas tanto desde el punto de vista económico como personal y espiritual por decirlo de alguna manera.

Muchas empresas no se reinventan a la velocidad que lo exigen las necesidades del mundo y por ello fracasan ya que las decisiones y las ideas vienen solo de unos pocos. Todavía en la actualidad en pocas empresas se usa la evaluación por ejemplo de 360º donde las personas son evaluadas por sus pares, ni tampoco sus trabajadores funcionan como grupos o células de trabajo donde sean remunerados como grupo por los resultados conseguidos o sobre beneficios de la empresa. Que mejor manera de empoderar que las propias personas decidan como trabajaron sus pares para conseguir los objetivos propuestos y en base a ello sean remunerados de forma directa o por ejemplo dediquen un 10% de su tiempo sin dejar las tareas operativas de lado a generar nuevas ideas que produzcan más beneficios a la empresa, a la comunidad y al trabajador como tal como por ejemplo lo hace Google o Whole foods Market (casos de estudio del libro).

Se han puesto simplemente a pensar cuantos de sus trabajadores quieren seguir en sus empresas? A cuantos le importa el futuro de la organización? Cuantos recomendarían la empresa donde trabajan a sus amigos? Al trabajar en esa empresa me siento realizado como persona?. Pues según un estudio del año 2005 el 85% de los trabajadores da menos de lo que podría dar un porcentaje nada alentador. Esto solo nos lleva a pensar que debemos inventar nuevos métodos de administrar ya que por lo visto estos no nos dan los mejores resultados. Tal vez en tiempos de la revolución industrial, de Henry Ford, etc fueron métodos innovadores y funcionaron pero como sociedad evolucionamos y al mismo ritmo debe ir la administración.

Las empresas deben incorporar la innovación a sus misiones, visiones, valores, objetivos, descripciones de cargos, competencias y dar por supuesto cabida a ello en sus procesos, no solo dejarlo en papel, ni que tampoco solo unos pocos jefes decidan sobre cuales ideas serán tomadas o no. En Google por ejemplo los propios trabajadores discuten las ideas nuevas entre ellos en portales internos y luego de un previo análisis pasan a consultarlo con los propios consumidores, que mejor manera de generar nuevos productos, en vez de que pasen solo por la opinión de unos pocos gerentes.

Las empresas a veces se fijan tanto en reducir costos que se olvidan de que muchos valores importantes no se pueden cuantificar ya que hablamos de cosas inherentes al ser humano a lo cual no se le puede poner precio.

Sabias que la mayoría de los cambios que se han generado en las empresas provienen de nuevos gerentes y directivos  que llegan a los puestos con visiones distintas y los que han producido mejores y más duraderos resultados no tenían mucho conocimiento del negocio como los anteriores gerentes? No te has preguntado por que? Sera que cuando nuestra mente viene en blanco se abre mucho mas a nuevas opciones, opiniones y posibilidades? Como decía Socrates "solo sé que no sé nada" o como otra frase que no se exactamente de quien es la autoria que dice: mientras más aprendo me doy cuenta que menos se. Al parecer estas frases no están muy equivocadas!

Para comenzar este cambio en base a los principios de la Programación Neurolingüística debemos  modificar primero el lenguaje con el que nos dirigimos o hablamos en nuestra empresa por ejemplo: Cadena de mando, jerarquía, Jefe, subalterno, nivel organizacional, pirámide organizacional, etc, y comenzar a hablar sobre redes, entramados, relaciones, opiniones, etc, que otras palabras te vienen a la mente? Ves el problema, son menos las palabras que se nos ocurren, cierto? Debemos comenzar a imaginarlo y usar las palabras más adaptadas a este nuevo esquema, lo que sigue no tiene receta!!! Solo imaginación, pasión y dedicación.

Espero sus opiniones. Si llegaste hasta el final de esta lectura, te agradezco el tiempo que invertiste en ella, espero te haya hecho reflexionar y te ayude a buscarle tu mismo la solución a los problemas que afectan actualmente tu organización.

Rutagrama exigido por la Lopcymat Art. 59 numeral 3

Solo debemos llenarlo con los datos requeridos a cada uno de los trabajadores con la informacion de su recorrido de su casa al trabajo y vicerversa. 

Esto con el fin de tener un soporte en fisico con la ruta que el trabajador debe recorrer todos los dias hasta su trabajo y hasta su casa para que en caso de que ocurra un accidente se tenga como comprobar si es responsabilidad de la empresa o en caso contrario no lo es.

Rutagrama en Word solo llenar

El IVSS y las sanciones en este 2015

Desde hace aproximadamente dos meses atras se esta observando por lo menos en el caso de nuestra querida ciudad de Valencia como el IVSS ha colocado las calcomanias que vemos en las entradas de los establecimientos:

Para imponer las sanciones que en su mayoria de deben a ingresos fuera del periodo de los 3 dias siguientes al comienzo de la relacion laboral, se basan legalmente en el Articulo 87 Literal B. Pàrrafo 3ero donde copio textualmente "La omision de inscribir a sus trabajadores y trabajadoras en el Instituto Venezolano de los Seguor Sociales dentro de los tre (3) dias habiles siguientes al de su ingreso al trabajo."Es decir cuando un trabajador empieza la relacion laboral tenemos 3 dias habiles para registrarlo ante el sistema Tiuna a pesar de que este permite el registro posterior incluso al mes generando la respectiva nota de credito a favor del seguro social por el momento que respecta a las retenciones que deberieron ser pagadas al organismo.
La multa en lo que respecta a esta infraccion la cual se considera grave segun el Articulo 88 Literal b. es de (50 UT) por cada trabajador con el cual se haya incurrido en la infraccion. Ademas de ello en el Articulo 86 tambien se establece que las multas seran expresadas en UT ajustandose al valor que estad tuviesen en el momento de la infraccion.
Algo que se recomienda es que cuando aseguren a algun trabajdor impriman la hoja de "Registro de ingreso del trabajdor" ya que ella contiene la fecha en que se hizo el registro ante el Tiuna y la fecha en que el trabajador empezo la relacion laboral con la empresa. Miren la foto abajo:

En las constancias de registro que tenemos en la parte de arriba podemos observar las diferencias:
En la constancia de registro del trabajador del año 2010 podemos observar que esta no menciona por ningun lado la fecha en que se realizo el registro del ingreso del trabajador ante el TIUNA, a diferencia de la constancia mas reciente del año 2015 donde si señala en que fecha se realizo el ingreso del trabajador ante el TIUNA (ver flecha numero 2). Con ella podemos defendernos ante cualquier infraccion que quiera ser impuesta por el Instituo Venezolano de los Seguros Sociales ya que en caso de algun error en el sistema TIUNA podemos demostrar como se hizo el ingreso del trabajador, ya que la ley es explicita en ello donde nos exige asegurar el trabajador los primeros 3 dias del comienzo de la relacion de trabajo. 

Adicionalmente tambien el IVSS exige el uso del siguiente formato el cual debe llenado mensual con los datos que el pide en Excel y guardado por un plazo de 5 años tal cual lo dice la providencia 003, al igual que otra serie de recaudos que en ella se exigen.
A continuacion el archivo con la providencia 003
Providencia 003

A continuacion puedes observar el formato que exige el seguro social en su articulo 1 del enlace anterior:
Formato Registro Patronal de Asegurado

Infografia pasos para crear y legalizar tu empresa

Entra en este Link y veras los pasos que debes seguir para legalizar tu empresa o mantenerla al día con los requisitos básicos fiscales y laborales. Deben agregar algunos dependiendo del tamaño de la empresa y sus ventas en Bs, ya que existen obligaciones parafiscales no contempladas en esta infografia.

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El primer paso al crear una empresa, misión, visión y valores.... Hacia donde queremos ir.

Este articulo va para ti que quieres emprender en alguna idea, negocio o empresa.

Muchas veces recuerdo las palabras de un profesor llamado Carlos Ustariz de la Universidad de Carabobo que en una de las conversaciones con el me hizo la siguiente pregunta: ¿Que es lo primero que tienes que tener si quieres comenzar tu negocio?. Yo de forma errada le respondí el dinero!!, pues bien equivocado que estaba y después que escuche su respuesta nunca mas se me olvido. Su respuesta fue: Primero tienes que tener la idea y luego la misión, visión y valores de la empresa sino nadie sabrá con que fin estas creando el negocio y después sí empieza a sacar las cuentas y buscar el dinero, fue esa su respuesta palabras mas, palabras menos.

Esa respuesta nunca mas las olvide y me hizo interesarme por estos temas, luego comenzó mi lectura y talleres para profundizar en ello. La misión, visión y valores ayudaran a que te mantengas centrado en lo que es la finalidad de la empresa y lo principal es que ayudara a que todo el talento humano de ella trabaje en función a objetivos comunes que estarán expresados en estos tres aspectos. A partir de ellos también estableceremos objetivos estratégicos de los cuales se desprenderán indicadores para poder medir de forma cuantitativa si estamos cumpliendo con las metas establecidas. Es mas te digo que esto es tan importante que a partir de la planificación estratégica establecerás tu presupuesto de la empresa ya que aquí tendrás plasmado de que forma funcionara la empresa y que aspectos serán importantes para ella y como distribuirás tu dinero. Algo que también es vital es que si tienes socios ellos también deben participar en la realización de este trabajo y estar de acuerdo con ellas ya que la alta dirección es la que va a desplegar y comunicar lo que vamos a hacer a seguir.

Empezando entonces en este tema te quiero decir que lo primero que tenemos que hacer es diseñar la misión de la empresa. La misión es la razón de ser y suele centrarse en el quienes somos y que hacemos, en el se debe describir la actividad del negocio de forma general, nuestro enfoque hacia los clientes, entre otros. La podemos revisar y cambiar cuando la empresa lo requiera o en caso de que cambiemos la actividad principal.

Su estructura debe ser la siguiente:

Descripción general de la actividad medular de la empresa	Ejemplo: fabricación y comercialización, venta, servicio técnico, etc.
Necesidades que atendemos	En vez de mencionar un producto específico o marca mencionamos que actividad ejercemos como tal. Ejemplo: servicio de comida rápida, artículos de oficina y escolares, etc.
Conjunto de clientes atendidos	Aquí colocamos cual es el nicho de mercado que atenderemos identificándolos en base a variables de segmentación, como nacionales, internacionales, consumo masivo, mayor o detal y destacar de qué forma lograremos su preferencia por nosotros.
Factor que nos diferenciara	Acá mencionamos que nos diferenciara de las empresas que existan del mismo ramo o actividad, por ejemplo innovación, calidad de nuestros productos o servicios, tiempo de entrega, etc.
Capacidades actuales	Es decir con que factores competitivos cuenta la empresa, infraestructura, personal competente y entusiasta, accionistas entusiastas, etc.
Partes interesadas	A quienes beneficiaremos y quienes son las partes interesadas. Por ejemplo que la empresa se esmera por ser rentable a sus accionistas y mejorar la remuneración y beneficios de sus trabajadores.

Un ejemplo de una Misión correctamente elaborada es la siguiente:

"Pizza Mía es una empresa de servicio de comida rápida, dedicada a la elaboración y venta de pizzas con ingredientes de primera calidad, a un precio razonable y competitivo con otras pizzerías similares del mercado; teniendo como compromiso superar las expectativas del consumidor, brindándole y garantizándole, la mejor pizza del mercado, el más respetuoso y cordial trato, así como un sitio agradable para comer. Nos esmeramos para que seamos un negocio rentable para beneficio de nuestros accionistas, de nuestros empleados y de las comunidades donde están nuestras pizzerías. Contamos con personal motivado, entrenado y debidamente remunerado; y con accionistas entusiastas y emprendedores".

Esta es otra misión la cual fue diseñada por mi para la empresa de la cual formo parte:

"Somos una empresa joven y proactiva, dedicada a la comercialización al mayor y detal de una gran variedad de productos y materiales de oficina de excelente calidad y a precios competitivos, enfocados en el mercado local, distinguiéndonos mediante el uso de las herramientas más novedosas de marketing y ventas e interactuando con nuestros clientes de formas rápidas y efectivas".

En ellas podemos observar que tiene los aspectos que coloque en el cuadro anterior.

Ahora el siguiente paso es que diseñemos la visión de la empresa.

La Visión es como nos vemos en el futuro, es adonde queremos ir dentro de x cantidad de años. Cierra los ojos e imagínate donde quieres que este tu empresa en unos años. Por supuesto esta visión a largo plazo debe ser factible de alcanzarla, debe ser motivadora e inspiradora, clara y sencilla e igual que la misión debe ser compartida por todos en la organización. Piénsala muy bien y plasma tus ideas!! 

Para ello considero importante enfocarla desde el punto desde el punto de vista del Balanced Scored Card ideado por Kaplan y Norton que en otros artículos te hablare sobre el. Al enfocarlo de esta forma tenemos que mencionar aspectos como los siguientes de los cuales se desprenderán objetivos estratégicos que serán medibles a través de indicadores:

Perspectiva financiera	Objetivos que se desean alcanzar en relación a la rentabilidad, rendimiento de inversión, diversificación de los ingresos.
Perspectiva comercial	enfoque al cliente, geografía y mercados de productos que perseguirá, cuota de mercado que desea alcanzar.
Perspectivas de los procesos internos	innovación, diseño y desarrollo de nuevos productos, calidad, tiempo de respuesta, capacidades que se planean desarrollar.
Perspectiva de aprendizaje y desarrollo	Tecnologías y competencia del personal a desarrollar.

Como ejemplo tenemos la siguiente visión igualmente de Pizza Mia:

Ser la empresa líder en mercado alimenticio venezolano, del ramo de las pizzerías, nos mantenemos en constante evolución, adaptándonos a las necesidades cambiantes del entorno, para ser una empresa moderna y actualizada. Somos siempre reconocidos por la calidad de nuestras pizzas y el buen trato que el consumidor recibe de nuestros empleados, quienes se esmeran  para que nuestros clientes se sientan atendidos con cariño y aprecio, en un sitio limpio y agradable; de tal forma, que siempre salgan de nuestros restaurantes con sus expectativas superadas deseosos de regresar una y otra vez.

Cuando en nuestro mercado alguien quiera comer pizza, deseamos siempre ser la primera opción.

Y también la siguiente que yo diseñe para la empresa de la que formo parte:

Posicionarnos en el mercado local para el año 2016 como la empresa líder en comercialización de la más amplia variedad de productos y materiales de oficina, con la mayor cantidad de clientes satisfechos.

También en ellas vemos que se mencionan los 4 aspectos del cuadro y yo personalmente considero importante colocarle para que año esperas tener cumplida la visión ya que de esta forma lo haces concreto y creara una presión psicológica de lograrlo para el año que se haya decidió. En el ultimo ejemplo puedes ver como lo coloque una fecha definida. La visión la puedes plasmar a 3 o 5 años en mi opinión personal.

Después crearas los valores, para ello te recomiendo hagas una tormenta de ideas en caso de que tengas socios y hagan cada uno uno lista con los valores que considera importante cada uno y luego comparen, los que tengan en común los llevan a una nueva lista, los discuten y los ubican en el orden de prioridad que entre todos consideren. Si ya tienes tu empresa en funcionamiento y tienes trabajadores arriésgate a hacer los valores con ellos y ve lo que tus trabajadores consideran importante para que la empresa función, sera una actividad interesante!! Antes de hacer esto tomen en cuenta la definición que coloco a continuación: "Los valores son principios que nos permiten orientar nuestro comportamiento en función de realizarnos como personas", esto para que no confunda valores con actitudes o aptitudes. 

Un ejemplo de los valores son los siguientes:

• Ética
• Responsabilidad
• Proactividad
• Respeto
• Responsabilidad social
• Eficiencia
• Compromiso
• Profesionalismo

Algo de suma importancia a mi parecer es aplicar o usar la gestión o selección por competencias para que estos valores no queden solo en un afiche en una pared bonita. Es vital primero que todo que estos valores los practique la alta gerencia para que sean ejemplo para sus subordinados, luego que se busque seleccionar a las personas que compartan o se sientan afines con nuestros valores empresariales y por ultimo que las personas que pongan en practica los valores organizacionales tenga algún incentivo para de esta forma premiar las conductas que sean acorde a los que necesita la organización. En siguientes artículos tocare el tema de Gestión por competencias mas a fondo para explicar en que consiste. 

Si deseas puedes hacer también una breve explicación de cada uno de ellos.

Esto es todo por hoy, espero que te sea bastante útil esta información y cualquier inquietud no dudes en escribirme a mi correo o hacer algún comentario. También si difieres en alguna de mis opiniones no dudes en comentarlo, ya que del intercambio se originan mejores ideas!!

Aquí te dejo un vídeo que me pareció que explica de manera clara y sencilla también como hacer nuestra misión y visión.

Si quieres leer mas sobre este tema te recomiendo el Libro Administración Estratégica (2010). Dess, Lumpkin y Eisner. Editorial Mc Graw Hill.